Kassör,
Uppgifter:
-att kunna redovisa intäkter och kostnader för träningsgruppen
-att inneha teckningsrätt för gruppens lagkassa
Kompetens/Profil:
Ekonomi, budget, föra bok
Ordningsam
Kassören behöver:
1. Se till att läggas upp som Kassör i träningsgruppen i Sportadmin (Manual ledare Sportadmin), görs av Manager eller Kanslichefen. https://sportadmin.se/form/form.asp?ID={192F3E41-8501-47A8-8FBF-6B242A8BCEFE}
2. Anmäla sig till Kanslichefen för att få tillgång till Ekerö IK på Swedbank, ekonomi@ekeroik.se att tillgång till lagkassekonto i föreningens organisation.
3. Kassören behöver skriva in sig på SWEDBANK genom att logga in samt öppna ett konto här: https://online.swedbank.se/app/ib/logga-in
4. Kanslichefen kopplar ett bankkonto i föreningen till kassören. Tillgång till kontot fås via inlogg, bankdosa eller BankID. Bankdosa krävs för vissa tjänster. En personlig bankdosa hämtas ut på närmsta Swedbank-kontor.
5. Varje lag som har en lagkassa i Ekerö IK skall upprätta en kassaredovisning.
Den mall som skall användas är ett enkelt Excel ark, där det även står instruktion för hur man skall upprätta kassaredovisningen. Instruktionen återges även nedan:
- Skriv ut kontoutdraget från Swedbank för perioden som redovisningen avser
- Räkna sedan ihop poster av samma art, t.ex spelarinbetalningar och för in dom på denna redovisning som en klumpsumma istället för att skriva in post för post (som det är på bankkontoutdraget).
- Originalkvitton/underlagen skall vara uppsatta på A4 ark och skall vara numrerade enligt redovisningen eller motsvarande i digital form.
- De lag som har gjort utlägg på domarkostnader för seriematcher som föreningen centralt står för, skall noteras på raden längst ned. Alla utlägg skall vara justerade innan årsskiftet
- Kontrollera så att det utgående saldot på banken stämmer med din redovisning. Lämna sedan in eller skicka redovisningen, kontoutdrag, originalkvitton/digitala underlag till alla utbetalningar och insättningar från kontot till kansliet (kanslichefen) i pappersform eller digitalt till ekonomi@ekeroik.se senast den 7/1 årligen. Ny digital rutin införs 2023 med SportAdmins lagkassa.
- Kansliet lämnar sedan denna vidare till redovisningsbyrån som bokför kassan för respektive lag. Kontroll kommer att göras halvårsvis med stickprov i ett antal träningsgrupper. Ny digital rutin införs 2023 med SportAdmins lagkassa.
- SportAdmins funktion lagkassa NY rutin som kan ersätta excel redovisningen i Föreningen
6. Den gamla redovisningsrutinen gäller för året 2022. Inlämning eller inskickad via pdf. eller excel 7/1 till ekonomi@ekeroik.se
7. SportAdmins funktion lagkassan kan i första hand användas i Ekerö IK för att manuellt registrera inbetalningar/intäkter samt utbetalningar/kostnader och manuellt stämma av med lagets bankkonto i Swedbank syftet för kassörer är att på ett enklare sätt ska kunna rapportera till kansliet/revisionen (dvs ersätter excel redovisningen) samt göra redovisningen transparant till laget/träningsgruppens alla medlemmar.
8. Funktionen innehåller även andra möjligheter där vissa funktioner är förenade med en kostnad (under 2022 = 2:- + 1,9% per transaktion) för att ta betalt vid ex. försäljningar samt att SportAdmins lagkassan integrerar med inbetalningarna till lagets registrerade Swedbank konto.
9. Vissa försäljningar kommer fortsatt vara föreningsstyrda även med SportAdmins lagkassan (ex. vissa folkspelsprodukter i Ekerö IK). "En försäljning som skapas av en förening ser ju likadan ut för lagen som om lagkassören skapat den, och alla i laget informeras ju när föreningen skapar en försäljning."
Instruktioner för SportAdmin Lagkassan:
SportAdmin Lagkassa.pdf
SportAdmin Lagkassa - Uppstartsförberedelser för Ägare/KASSÖR.pdf
SportAdmin Lagkassa - Uppstartsförberedelser för förening Kansliet .pdf
Webbinarium inspelat (för dom som missade...spola 30sek så kommer Sandra igång):
https://drive.google.com/file/d/1eK8-OzrzDlt3ndV8bT264f5XOfZhsvO3/view
Webbinarium inför Påskbingo (en genomgång allmänt men också lite upplägg om hur man enkelt säljer Bingolotter)
https://drive.google.com/file/d/1CEOdv-Y4rCgCw7EdZrKdGxsYtM28kqWw/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/1SQU9NoggkGwwZpiZec1IWzqD2TXnDfTM/view
Bingolotto. Se vidare om Bingolottoförsäljning under manualer
Bingolottoförsäljning:
1. Skapa försäljning i SportAdmin-appen. Länk till webbinarium finns under ”Instruktioner för SportAdmin Lagkassan”.
2. Beställning av antal lotter görs hos Kanslichefen (i helföreing, i innebandyn kan det göras via Sportchefen) senast 60 dagar före dragning.
3. Hämta lotterna på kansliet i KOM-huset, Träkvistavallen.
4. Redovisning infaller senast 2 dagar efter dragningsdatum i regel (undantag kan göras efter ö.k.) till den lämnade ut (exempelvis Kanslichefen)
5. Returer av lotter sker senast 2 dagar efter dragningsdatum i regel (undantag kan göras efter ö.k.) till den lämnade ut (exempelvis Kanslichefen)
10. Behöver kontot avslutas så meddelar kassören kanslichefen, ekonomi@ekeroik.se
Syftet med lagkassor
Lagkassorna skall användas till verksamhet som träningsgruppen gemensamt bestämt att göra utanför träningar på Ekerö och tävlingar i förbund serierna till exempel cuper, turneringar, gemensamma träningskläder, teambuildning och träningsläger. Lagkassor skall ej finansiera grunden för träning/tävling på Ekerö och i förbund detta finansieras av aktivitetsavgiften exempelvis domararvoden, matchställ och material.
Bankkonto
Föreningen har ett bankkonto per lagkassa, kassören får tillträde genom att anmäla sig till kanslichefen.
Finns kassan på bankkonton privat så är det inget föreningen kan ansvara för och något som föreningen rekommenderar träningsgrupperna att inte acceptera (föreningen, RF se nedan och revisorer accepterar inte lagkassor på privata konton).
Ansvar och hantering av lagkassor
Lagkassan ansvarar kassören för. Kassören kan utse ytterligare personer som har tillträde. Rutiner för hanteringen beskrivs ovan.
Försäljning
Försäljningar för att samla in pengar till lagkassor får initieras både föreningen och lagen/träningsgrupperna. Den som beställer ombesörjer försäljning och hur, samt av vem, hur leverans till köpare hanteras. Prissättning av produkter skall inte konkurrensrätts inom föreningen. Serviceavgifter och administrationsavgiften uppgår alltid till 10% som i regel ska betalas in till Föreningen. Kanslichefen äger försäljningarna inom föreningen och kontaktas vid frågor.
Vinstfördelning
10 % till föreningen. Idrotten kan besluta om del av rastrerande 90%, i regel 30% idrotten och 60% till träningsgruppen. Om inte idrotten har anspråk så går dom 90% till träningsgruppen att fördela på kostnader för gruppen.
Kontant betalning
Ekerö IK beslutade 2019 att vara kontantfria, gäller tillsvidare.
Kostnader
Rutinen finns beskriven ovan. Intäkter och kostnader på lagkassan skall intern bokföras, beredd att visa upp vid revision. Lagkassorna balansförs i föreningen.
Medlems-/spelarkonton
Lagkassan skall vara helt gemensam och endast användas till att betala
laggemensamma aktiviteter och inköp. Inga individuella ska finnas medlems-/spelarkonton utan att kanslichefen godkänt detta. Idrottsutövare.
Förändrade förutsättningar, inträde och utträde
Om ett lag upplöses, överförs lagkassan till det lag där de flesta medlemmar väljer att fortsätta inom Ekerö IK. Finns inget sådan så tillfaller kassan föreningen. Om en medlemmar slutar i laget/träningsgruppen så kan denna inte tillgodoräkna sig del av lagkassan, kassan tillhör laget/träningsgruppen. Om en ny medlem i laget som ännu inte har hunnit bidra till lagkassan, beslutar kassören om arbetsinsats eller ekonomiskt insats för att den nya medlemmen därefter ska kunna ses som en del i laget/träningsgruppen. Exempelvis om en ny medlem ansluter samband med att träningsgruppen skall åka på en cup eller ett läger så kan kassören meddela en säljinsats eller en "pay n play" avgift för medlemmen, därefter är medlemmen en del av träningsgruppen och har del av lagets verksamhet som är beslutat.
Ny kassör se rutinen ovan.
RF instruktion:
https://www.rf.se/contentassets/26769cccbfc342d394112ca8d1111352/idrottens-redovisning-v-3.5.pdf
I många föreningar finns olika former av lagkassor. Dessa berörs ju ofta av tidpunkten för bokföringen eftersom de alltid skall ingå i föreningens redovisning. Här kan en del problem uppstå just med tanke på tidpunkten för notering av dessa kontanttransaktioner. Det finns anledning att här finna lämpliga redovisningsrutiner. En kassabok (grundbok) per lag/grupp är därför att rekommendera /KRAV EKERÖ IK/, den skall sedan infogas i föreningens redovisning, vilket kan ske en gång per år. Ett annat alternativ är att man använder sig av resultatenheter, hur du använder detta framgår nedan.
Vid frågor kring kassaredovisningen, kontakta Kanslichefen.
Mall på Excel: www.ekeroik.se / Kansli/ Dokument /MALLAR/"Redovisning_lagkonto_mall Ekerö IK.xlsx 2021.xlsx" (behövs inte om SportAdmins lagkassan används korrekt i 2023)
Kvittomall (Kansli / Dokument / Mallar):
https://www.ekeroik.se/docs/749/38371/EIK%20kvittomall-visma.pdf
Mötet VT -22:
https://www.ekeroik.se/docs/749/38371/EIK%20Managers%20Kass%C3%B6rer%202022%2002%2002.pdf
Mötet årskiftet -23:
Utbildningar - Möten � EIK Kassörmöte 2023 uppd 230111.pdf
Se Video nedan.
Utveckling "Att göra," från kassörsmöten:
KLART - Lagkassa redovisningen i Sportadmin som KOMMER ersätta Excelarket, har du inte gått utbildningen kontakt kanslichefen.
(Swedbank kontona kopplas i EIK inte betalkontot, redovisning ska fortfarande skrivas ut och lämnas in årligen 7/1)- IMPLEMENTERAS 2023
Klart - Skapa ett forum på FaceBook inom ramen för helförening för kassörer, Rickard
-Överföringar inom föreningen mellan lagkassor och betalkonton med Kontrasignering -Rickard
- Köra föreningsförsäljningar (ex. Bingolotto - där folkspel tar transaktionskostnaden) via Lagkassan, Rickard
Nästa Möte
23 Januari 2024 kl. 1900-2030
/Rickard Markusson, Kanslichef Ekerö IK
rickard.markusson@ekeroik.se
