Översikt av ekonomifunktionen

 

Allmänna riktlinjer och redovisningsprinciper 

Ekerö IK tillämpar principerna för god redovisningssed i den omfattning som är tillämplig för en ideell förening samt lagar och avtal.

Ekonomiansvaret ligger ytters på ordföranden och dennes kassör, kanslichef samt ekonomi stödet i forma av anställd eller konsult. Ekerö IK har valt konsult av säkerhet och tredjeparts skäl från 2018.

Dualitet ska hållas i attest, avtal, utbetalningar m.m. enl. stadgarna. I och med dualitetskravet så kräver det att våra systemstöd är mobila, användarvänliga och har för ändamålet en hög säkerhet (ex. Mobilt bank id).

Attestanter fastställs i samband med att föreningsstyrelsen konstituerar sig, om inte ordförande för resp. sektion utser vem som attesterar sektionen så läggs ordföranden in. Kanslichefen ser till att systemstöden uppdateras efter konstituerandet.

 

Ekerö IK:s kanslichef ansvarar för att samtliga ekonomiska transaktioner uppfyller de allmänna och särskilda krav enligt denna instruktion. 

I händelse av att underlag för transaktioner eller avtalsfrågor ej uppfyller gällande attest- och utanordningslista åligger det kanslichefen att innan behandling av ärendet införskaffa korrekt attestering.

 

Löneunderlag inför lönekörning:

Deadline 17:e varje månad.

Tex nyanställningar, nya avtal över halvt prisbasbelopp, frånvaro (semester, sjukdom, vab etc) månaden innan, övriga justeringar. Tillsvidareanställda förs i visma och övriga i cleaverservice.

 

Fakturering:

Den sista varje månad får fakturering i Sportadmin göras (nästkommande dag blir ny månad)

 

Uppdaterade kundreskontra:

Sidoordnade kundreskontror och Sportadmin uppdaterade med förändringar den sista varje månad. Sammanställningen för obetalda fakturor från Billmate som du skulle begära ut varje månad.

 

Löpande underlag:

Senast 5:e varje månad levereras eller hämtas de sista och saknade underlagen.

 

Levfakturor:

Deadline 5:e varje månad.

Inlästa och attesterade i Centsoft!

De levfakturor som ej är inkomna och attesterade går på ny månad.

OBS! Meddela de leverantörer som skickar sina fakturor per post att de ska mailas direkt in i Centsoft framöver.

 

Ekonomirapportering:

Den 10:e varje månad skickas resultatrapport per enhet, helförening, balansrapport samt huvudbok ut till föreningsstyrelsen samt samtliga sektionsordförande för vidarebefodran.

 

Varje kvarta görs en kvartalsrapport över ekonomin samt verksamheten på helförening samt på resp. resultatenhet (sektion). Utifrån denna tas beslut om åtgärder i föreningsstyrelsen till resp. resultatenhet (sektion).

Varje resultatenhet (Kansli, Idrottssektionerna och vallen) ansvarar för sin egen budget samt resultat inför FS. FS kan uppdra resultatenheterna att åtgärda eller redovisa särskilda punkter i resp. kvartal.

Ekerö IK är en flersektionsförening och därmed har sektionerna en gemensam balansräkning som sköts av Föreningsstyrelsen eller den denna utser. 

 

Eventuellt överskott för enskilda sektioner balanseras i sektionens fond (egna kapital) och kan, efter Föreningsstyrelsens tillstånd, användas i kommande verksamhetsår. 

 

Alla sektioner skall verka för att det skall finns ett fonderat medel motsvarande dom behov sektionen har i kommande verksamhetsplaner och strategier (omsättningsplan för materiel måste finnas på varje sektion).

 

Faktureringsmetoden tillämpas iom att föreningen omsätter mer än 3 mkr, krav/rekommendation från skatteverket.

 

Lagkonton

Vi håller på med våra Revisorer att utreda omfattningen av lagkassorna. Vi har fått svar i nuläget som sträcker sig från att vi å ena sidan bara behöver öppna konton, därefter stämma av två gånger om året och redovisa i balansen till att å andra sidan alla lagkonton ska in på banken, stämmas av månadsvis, alla underlag ska in och det ska redovisas mot resultatet på resp. sektion.

Spännvidden däremellan är för stor så vi väntar på vad är kravet från revisorerna. Därefter kommer vi att börja implementera lagkassorna i föreningen med instruktion om vad kassörerna behöver göra.

I nuläget sköts lagkassorna av utsedd kassör som är registrerad i sportadmin. Kravet är öppen redovisning inför laget och inför föreningsledningen (Kansli/Styrelse). Bokföring görs av kassörer manuellt.

Vi rekommenderar att man skriver ett PM på att detta privata konto inte tillhör individen utan tillhör ett lag i en förening (på så sätt skydda kontot om individen skulle råka ut för något).

 

Redovisningsprinciper intäkter 

Inför varje nytt år har ni X antal medlemmar, som ni skickar ut ett mail till, med en förfrågan om de vill fortsätta vara medlemmar och betala en avgift till er. (I denna sekund är det endast en förfrågan och ingen ekonomisk händelse).
När medlemmen bekräftar sitt medlemskap, godkänner denne att han/hon avser att betala och ett fakturaunderlag skapas (= ekonomisk händelse sker och ett bokföringsunderlag skapas), medlemmen väljer betalsätt och en betalning genomförs/inbetalning (= ekonomisk händelse sker och ett bokföringsunderlag skapas). Bokföringsmässigt så bokför man endast de ekonomiska händelserna.

SportAdmins Revisor (från EY) och det är korrekt bokförningsförfarande enligt fakturametoden. Så i SportAdmin kan ni använda fakturarapporten som första underlag för er bokföring.

Medlemsintäkter – till Kansliet (reskontran redovisas till FS)

Aktivitetsavgifter – till Sektionen (bas för träning och tävlingsverksamheten, reskontran redovisas till Sektionen)

RF Aktivitetsstöd - till Sektionen (i syfte att bevaka närvarorapporteringen), periodiseras på 6 månader i förskott.

Kommunalt Aktivitetsstöd – till Kansliet (i syfte att bevaka närvarorapporteringen samt ta bort Kansliets kostnadsfördelning till sektionerna, infört 2020 ska utvärderas), periodiseras på 6 månader i förskott.

Förenings Sponsring – till Kansliet (i syfte att skapa mervärden utöver tävling och träning)

Sektions Sponsring – till Sektionen (i syfte att skapa mervärden utöver tävling och träning)

Lag Sponsring – till Laget (i syfte att skapa mervärden utöver tävling och träning utifrån verksamhetsplan)

Driftbidrag – till Driften

 

Redovisningsprinciper kostnader 

Leverantörsfakturor – Bokförs per fakturadatum och bokförs som leverantörsskuld. 

Löner – Bokförs per utbetalningsdag på resultatenheten. 

Arbetsgivargifter och tjänstepensioner – Kostnadsförs på resultatenheten den månad de uppstår.

Semesterersättning – Värdet av upparbetade ej utbetalade semesterdagar beräknas månatligen bokförs årligen enligt semesterskuldlistan i SPCS Lön 600. (boföringsmetoden) 

Domarersättningar – Bokförs enligt utbetalningsdag. 

Utlägg & andra ersättningar – Bokförs enligt utbetalningsdag.

 

Krav och förklaringar krav på verifikationer och löpande redovisning 

Attest av leverantörsfakturor i Centsoft

Attesteringen av en leverantörsfaktura innebär att klubbens likvida medel minskar och god ekonomisk kontroll vid attesteringen måste eftersträvas. 

När du attesterar en leverantörsfaktura godkänner du att: 

·        Leverantören har gjort en riktig leverans. 

·        Priset är rätt. 

·        Betalningsvillkoret är enligt överenskommelse. 

·        Konteringen överensstämmer med hur kostnaden är budgeterad. 

·        Att kostnaden ryms inom tillgängliga kostnadsramar (kvarvarande del av budget). 

 

Inköp

Vid inköp av idrottsmateriel ska material köpas in av den leverantör som klubben har avtal med. Vid inköp från annan leverantör måste ett godkännande från sektionsstyrelsen/budgetansvarig/kanslichef finnas innan köpet får genomföras.

Materialbidrag upprättas hos leverantören med en summa per lag och en lista på materialansvarig som har mandat att göra inköp till laget utifrån krav från sektionen om vad träningsgruppen ska tillhandahålla med.

Inköp av övrigt material sköts av Kanslichefen eller den Kanslichefen tilldelar uppgiften och budget. 
Exempel på övrigt material är trycksaker, mobiltelefonabonnemang, datorer, mjukvarulicenser, hyresavtal för maskiner etc. 

 

Tränararvoden

Tränararvoden (mindre än) < halvt basbelopp hanteras i Cleaversservice av kansliet.

Tränararvoden (större än) > halvt basbelopp hanteras i Lönesystemet (iom arbetsgivaravgifter m.m.) av redovisningskonsult.

Utbetalning av tränararvoden sker tidigast vid kommande löneutbetalning (25:e i månaden) efter inlämnande av attesterad tidrapport. Påskrivet och attesterat avtal ska finnas innan utbetalning.

OBS! Då Ekerö IK lämnar kontrolluppgift på ersättningen, kvarhåller preliminär skatt och betalar sociala avgifter måste kompletta personuppgifter inklusive personnummer anges på avtalet.

 

Domarersättningar 

Manuell hantering domarersättningar utbetalas enligt till var tid gällande regelverk som finns tillgängligt på hemsidan under rubriken ”EIK Information/Ledarinformation/Domararvode", samt i Lagpärmen för respektive idrott. 

·                 För ersättning av domarkostnader skall du klicka på länken nedanstående och fylla i formuläret och därefter lämna kvittot till kansliet. Därefter görs utbetalning. Obs, samtliga domare skall redovisas var för sig. 

·                 Behandlingstid för manuell utbetalningen är ca 2–3 veckor.

 

Stödsystem för domarhantering finns i Cleaverservice (Ishockey, Fotboll mfl.) och Förbundsystem IBIS för innebandyn. Hanteras av kansliets administration. Utbetalningstid ca 3 bankdagar.

 

Externa, planer, idrottshallar, kurser och utbildningar, Anmälningsavgifter till Cuper & Cupbidrag, Externa planhyror 

Aktiviteter som medför en kostnad får endas genomföras av ansvarar i respektive verksamhet och budget. Kostnaden godkänns i verksamhetens budget och attesteras av sektionen. 

Betalning eller ersättning för kurser eller utbildningar sker efter godkännande av ansvarig i respektive verksamhet och budget, med tillhörande underlag, ex. Kursbokning. Godkänns i verksamheten och attesteras i Centsoft[rm1] . 

Bokning av externa planer som medför en kostnad får endas genomföras av ansvarig i sker efter godkännande av ansvarig i respektive verksamhet och budget samt skall attesteras i Centsoft. 

 

Utlägg, Uttag och Ombokningar 

Utlägg, uttag eller ombokningar ska upprättas på av kansliet tillhandahållen redovisningsblankett (se hemsidan) och underbyggas med ett originalkvitto. Attestering sker enligt gällande attest- och utanordningslista med tillägget att ingen attesterar sina egna personliga utlägg.

 

Straffavgifter och matchflyttar, Spelarövergångar och spelarlicenser, Anmälningsavgifter till seriespel 

Dessa hanteras & godkänns av Sportchef, alt. av sektionen utsedd person. Generellt tar Ekerö IK inget ekonomistansvar för kostnader som är utanför föreningens ansvar såsom personliga bestraffningar, matchflyttar som gjorts samt övergångar som inte är sanktionerade av föreningen. 

Dessa hanteras & godkänns av Sportchef, alt. av föreningen utsedd person. 

Beslut om anmälningar med tillhörande avgifter tas av Sportchef, alt. av föreningen utsedd person och de skall vara i enighet med planlagd budget. 

 

Balansen (investeringar som tillgångsförs och skrivs av över tid eller balansförda utgifter)

Beslut om att redovisa en utgift som en investering i balansen äger Föreningsstyrelsen. 

Investeringar innebär att utgifter tas upp i balansräkningen och kostnadsförs över tid. Att bokföra en utgift som en investering innebär att framtida verksamhetsår belastas med kostnader och får endast göras när en avskrivning över tid ger en mer rättvisande bild än att kostnads föra utgiften det verksamhetsår som utgiften uppstår. 

 

Balansförda utgifter innebär att framtida budgetar tas i anspråk och det måste säkerställas att kommande budgetar rymmer kostnaden för balansförda utgifter.  
Endast föreningsstyrelsen har rätt att fatta beslut om att balansförda utgifter.

Balansförda utgifter, beslutas i föreningsstyrelsen. 
Investeringar (skrivs av över tid), beslutas i föreningsstyrelsen. 
Avskrivning av fordringar, beslutas i föreningsstyrelsen. 
Beslut om inkasso, Kundreskontra-medlemslista med obetalda fakturor lämnas till Föreningsstyrelsen för beslut.  

 

Anställningskontrakt 

Anställningskontrakt upprättas enligt gällande kollektivavtal.  
Ett anställningsavtal innebär att Ekerö IK som förening (inte sektionen) ingår ett arbetsgivaransvar med vad det innebär. Därför får endast de som har tilldelats arbetsgivaransvaret dvs. Kanslichef och Föreningsstyrelsen (d.v.s. ordförande i resp. sektion) i förening ingå ett anställningsavtal. 

 

Avskrivning av fordringar 

Avskrivningar av fordringar innebär att klubben inte erhåller förväntade inbetalningar och påverkar klubbens betalningsförmåga. Därför får endast Föreningsstyrelsen fatta beslut om kreditering, av- eller nedskrivning av fordringar. 

 

Efterskänkande av enskilda aktivitetsavgifter 

Efterskänkande av enskilda medlemmars aktivitetsavgifter innebär en belastning på ekonomin och ett avsteg från klubbens beslut om gemensam finansiering av verksamheten. 

För att upprätthålla en god princip och kontroll på situationer där det kan vara rättfärdigat att efterskänka aktivitetsavgifter fattas dessa beslut av sektionsstyrelsen. Halvårsreducering eller helårsreducering om personen ej närvarat mer än halva säsongen resp. mindre än 3 tillfällen kan kansliet kreditera/skriva av. 

Inom Ekerö IK finns fonden Idrott på lika villkor där det finns möjlighet att för enskilda aktiva begära stipendier för att finansiera aktivitetsavgifter, hanteras av separat styrelse enl. stadgar för fonden. 

 

Påminnelsehantering året skötas automatiskt av Sportadmin.

 

Budgetplanering

Bakgrund

Arbetet med Budget 20xx ska genomföras så att sektionerna ska leverera underlag till FS x/12 för beslut av FS x/12.

Syftet är att Kansliet ska leda och rapportera verksamheten under 20xx för att minska styrelsernas operativa arbete. Målsättningen är att styrelsernas övervägande engagemang därmed ska kunna ägnas åt visionärt och strategiskt arbete.

 

Var noga med att gå igenom punkterna nedan och sätt er signatur ute till höger när ni gjort klart punkterna.

 

1	Verksamhetsplan (verksamhetskopplingar) -        Fyll i och fastställ verksamheten -        Verksamhetsplaneringen skall spegla bas- och projektflikarna som ni fyller i bifogad Excelfil (verksamhet och budget skall spegla varandra)
2	Budgetplan -        Kontoplanen följer numera RF:s kontoplan -        Budgetera för basverksamheten -        Alla extraaktiviteter ex cuper/camper/läger ska benämnas med namn samt fastställas med månad och avgift. Dessa kommer sedan läggas upp i bokföringen som egna projekt. På detta sätt kan vi redovisa resultatet för varje enskilt projekt, månadsvis. -        Budgetera för projekten -        Lägg in projektsummorna per konto i basverksamheten (Excelfilen)
3	Bonusar för ramavtal (Stadium, Hagsätra Sport) (Denna redovisas till berörd sektion månadsvis i Resultat- och Balansrapporten, den påverkar dock inte resultatet.) -        Lägg in förväntad avtalsbonus från leverantörer i Excelfilens basverksamhet. (konto 1670). -        Lägg in i vilken månad ni tänker nyttja leverantrösbonusen (konto 2970).
4	Reklamskatt -        Reklamskatt tillkommer med 7,65% (2017) på alla reklamsponsorfakturor och läggs på vid fakturering från EIK. Dvs, alla tryck på kläder, skyltar, banderoller etc. tillkommer det reklamskatt på. -        På "ren kontantsponsring" till lag tillkommer det ingen reklamskatt.
5	Aktivitetsavgifter -        Avgifterna skall vara fastställda i årsbudgeten för alla sektioner, gäller oavsett om aktivitetssäsongen är kalenderår eller höst-/vårsäsong. -        Aktivitetsavgifterna ska stafflas på samma sätt som blockindelningarna, d.v.s. 4 olika avgifter (se bifogad Excelfil flik 1 grunddata).
6	Anmälningsavgifter, exempelvis för cuper/camper/läger -        Avgifterna skall vara fastställda i budgeten
7	Fakturametodens innebörd - När medlemmen bekräftar sitt medlemskap, godkänner denne att han/hon avser att betala och ett fakturaunderlag skapas (= ekonomisk händelse sker och ett bokföringsunderlag skapas), medlemmen väljer betalsätt och en betalning genomförs/inbetalning (= ekonomisk händelse sker och ett bokföringsunderlag skapas). Revisor (från EY) och det är korrekt bokförningsförfarande enligt fakturametoden. -        Detta innebär att alla kund- och leverantörsfakturor bokförs när fakturorna är utställda och inte när de blir betalda. Vi får på detta sätt bättre kontroll på vad som förväntas komma in, (fordringar) och vad som kommer att betalas (skulder) löpande.
8	Lagkassor -        Personliga konton tillsvidare. -        Utredning under 2019 för hanteringen av lagkassor, med implementering under 2020.
9	Materialkonton -       Lägg in materialinköpen i basverksamheten -       Summan kommer fördelas på lag i materialkonton hos leverantören (Stadium, Hagsätra etc.) för att därefter ges mandat till materialansvarig att beställa utifrån lagens behov. Minsta nivå av materialstatus kommer att definieras i samband med detta.
10	Caféfördelning -        Nytt från 2018 är att alla utgifter och intäkter går via kansliet som sedan gör en fördelning av överskottet ut på respektive sektion beroende på hur många veckor som har bemannats med träningsgrupper från sektionen.
11	Lok och stödhantering -        Dra ut en statistik ur SportAdmin för din sektion hösten, och gör en beräkning av antalet förväntade intäkter för året och fyll i på basfliken i Excel arket.
12	Overhead Kansli / fördelning -        Kansliet fyller i denna för alla sektioner under basfliken i Excelfilen.
13	Boka möte med Kansli med Kansliadministrationen (Thomas och/eller Rickard samt ev. sportchef). Mötet syftar till att sätta in kansliet i verksamheten och ekonomin för att få rätt rapporter under året.
14	Resultatrapporter och avvikelsehantering -        Kansliet samt sektionskassörer rapporterar avvikelser löpande, för beslut och åtgärd.