Just NU
Vi använder Cookies för att ge dig en så bra upplevelse som möjligt.
Ekerö IK
Sveriges GLADASTE Idrottsklubb

Reflektioner över ett turbulent 2019
2020-02-13 13:25

Efter 2018 och vårt inledande arbete med att ställa om Ekerö IK mot att bli en modernare förening, så kom 2019 med ett stålbad efter att en förskingring uppdagats. Förskingringen gjorde att Ekerö IK led stor ekonomisk skada, att kansliets arbete snabbt till stora delar fick prioriteras om där huvudfokus låg på att räta upp ekonomin. Under 2019 kunde vi på kansliet ändå börja skönja tunnelns ljus, och vi står nu vid en punkt där det känns som att vi tillsammans kan påbörja resan mot ett modernt Ekerö IK.


Det viktigaste som finns i Ekerö IK är våra träningsgrupper. 
Utan träningsgrupperna finns inte Ekerö IK. Alla som verkar i föreningen ideellt, anställt eller supportermässigt, ska tillsammans verka för att verksamheten för våra träningsgrupper i Ekerö IK ska bli så bra verksamhet som möjligt.



För mig som kanslichef var planen inför 2019 att färdigställa den nya föreningsinstruktionen, samt att därefter implementera instruktionen så att hela föreningen skulle få ett skarpt verktyg i vårt kommande utvecklingsarbete. Tanken med föreningsinstruktionen är att förtydliga föreningens roll- och ansvarsfördelning med enkla och intuitiva rutiner som ger oss goda förutsättningar att skapa en verksamhet som skapar inkluderande och jämställda idrottsmiljöer att växa och utvecklas i. Detta stora arbete kommer nu istället att påbörjas under 2020, med målet att ha tagit stora steg i det arbetet när vi kliver in 2021 och vårt hundraårsjubilerande år.

Verkligheten uppdagas.

Första veckan i februari kom först att handla om en uppsägning som senare kulminerade i en polisanmälan där misstankar om ”trolöshet mot huvudman” samt ”förskingring” av handkassa övergick i misstankar om ”grovt bokföringsbrott” och ”förskingring” av föreningens bankkonton. Fortlöpande genomfördes en omfördelning av arbetsuppgifter för att inte påverka verksamheten, Necesse redovisningsbyrå togs också in för att överta stora delar av ekonomiarbetet.

 

 Två områden prioriterades nu inom ekonomin, dels att återskapa bokslutet för 2018 (i och med att datorn var beslagtagen av polismyndigheten, så kunde vi inte komma åt stora delar av nödvändig information), dels att återupprätta rutinerna för den löpande redovisning avseende 2019. En krishantering organiserades av föreningsstyrelsen. Vi vidtog åtgärder som att stänga av behörigheter, utreda, komplettera anmälan, hålla krissamtal, förbereda årsmötet samt påbörja en förståelig kommunikation med våra medlemmar.


Arbetsfördelningen strukturerades om innebärande att vår kontakt utåt med externa aktörer (som kommun, riksidrottsförbundet, andra föreningar), att vår kommunikationsutveckling, att vår idrottsutveckling, att vår näringslivs- och sponsorutveckling och mer därtill, att det mesta som vi hade i vår Verksamhetsplan 2019 fick nedprioriteras.

För att minimera påverkan av vår kärnverksamhet så beslutades att kansliets centrala arbete nu enbart skulle fokusera på att stötta våra idrottssektioner;
Rickard Markusson (66% anställning kansliet) tog tillsammans med Necesse redovisningsbyrå hand om löpande ekonomi, återskapande av ekonomiska underlag, stöd till styrelser samt utvecklingen av Träkvistavallen (löpande drift och strategiskt arbete exempelvis vad bygget av ett badhus på idrottsplatsen innebär, 33 % anställning).

Thomas Hjelte (100% anställning kansliet) fortsatte sitt stöd av tävling/träning (licenser, anmälan lag, bokning ytor m.m), centrala utbildningar, domarhantering och stöd till sektioners sportchefer (operativt).

Johanna Eriksson (50% anställning kansliet) tog över hela föreningens medlemshantering, rutiner kring den nya GDPR-lagen och föreningens implementering av denna, den löpande kommunikationen som ansågs nödvändig och föreningens hantering av inköp till våra caféer.

Allt detta ledde även till ökad administrativ arbetsbelastning för sektionernas sportchefer, med konsekvensen att deras respektive sektioner fick mindre tillgång till deras tjänster i den direkta praktiska verksamheten.

Hela 2019 har varit ett slags undantagstillstånd för kansliet och styrelserna där det tagit lång tid att rensa upp för att komma åter till något slags normalläge.
Årsmötet 2019, hölls först 9 januari 2020.
Förundersökningen har pågått i ett år.
Alla dörrar som öppnades under 2018 har fått stått på glänt under 2019 i väntan på att allt ska komma i ordning.

 

För mig som kanslichef handlar därför 2020 om att komma tillbaka till detta normalläge där vi kan plocka upp allt som fick stanna av på grund av förskingringen. 

Närmast viktiga Mål nu, är att alla i föreningen ska veta hur vi arbetar vidare utifrån tydliga Föreningsinstruktioner, innebärande att alla grupper; kansliet, samtliga styrelser och träningsgrupper ska registrera sina aktiviteter i kalendern i SportAdmin, samt arbeta fram transparenta och tydliga Verksamhetsplaner inför kommande verksamhetsår, där alla mål och all planering blir tydliga för alla relevanta parter .

I vårt fortsatt arbete ska vi kontinuerligt utvärdera det som sker, för att kunna ta bra beslut om kommande åtgärder, vi ska förmedla information utifrån en öppen inställning och utbilda inom den totala verksamheten med tydliga mål för all utbildning.
Ovan ska bli rutiner som vi ska implementera i föreningens alla aspekter, för att skapa tydlighet och effektivitet med visionen att bli en självklar mötesplats för trygga och utvecklande idrottsaktiviteter i Ekerö kommun.

I nuläget arbetar kansliets personal för att komma tillbaka till ursprungliga och ”normala” arbetsuppgifter utifrån en delvis ny arbetsfördelning.
Ekonomin är på god väg att ha återskapats för transparens och spårbarhet, Kommunikationen skall komma igång igen fullt ut.
Medlemshanteringen ska fortsätta effektiveras.
Sektionerna, och därmed lagidrotternas sportchefer, ska kunna flytta tillbaka fokus mot utvecklingen av idrotterna.

Vi har fortfarande stora utmaningar, exempelvis avseende våra caféer och i vår gemensamma materialhantering.


Det viktigaste som finns i Ekerö IK är våra träningsgrupper.
Utan träningsgrupperna finns inte Ekerö IK. Alla som verkar i föreningen ideellt, anställt eller supportermässigt, ska tillsammans verka för att verksamheten för våra träningsgrupper i Ekerö IK ska bli så bra verksamhet som möjligt.

/Rickard Markusson, Kanslichef Ekerö IK


Nyhetsarkiv
Cafeansvariga sökes!2020-02-13 12:12
Årsmötesprotokoll 20192020-01-26 22:16
Ledare se hit! 2019-10-01 12:20
HT 20192019-08-07 16:49
Kansli stängt idag 7/62019-06-07 11:09
2018-11-29 11:58
2018-11-29 11:26
2018-11-12 12:58
2018-01-29 10:33
Bamsiga Ekerö IK!2017-10-26 12:31
 
SPONSORER